비즈니스 문서는 직장인이라면 직장생활에 영향을 미칠 수 있는 모든 문서를 의미한다고 저자는 말한다. 그렇다고 아부하기 위해서 만들어지는 것은 아니다. 비즈니스 문서는 문서 작성 그 자체뿐만 아니라, 업무에 대한 지식을 상사나 동료, ‘고객들에게 좀 더 잘 설명하기 위한 최고의 무기(p25)인 것이다. 이 무기를 잘 사용하는 사람과 그렇지 않은 사람의 결과는 다를 수밖에 없다.

비즈니스 문서를 잘 만들어야 하는 이유는 [설득], [감사], [요청], [분석], [보고], [설명]을 하기 위한 것이다. 비즈니스 문서라도  '언제(When), 어디서(Where), 누가(Who), 무엇을(What), 어떻게(How), 왜(Why)'라는 육하원칙에 따라 만들어져야 한다. 그래야 이해도 잘 되고 설득할 수 있다.

비즈니스 문서를 만드는 방법으로는 효과적인 3단계가 있다. '문서의 핵심이 무엇인가? 비즈니스 문서의 핵심을 한 줄로 요약하기, 내가 아닌 상대방이 보기 쉽게 작성되었는가? 창의성이 돋보여야 하는 문서인가?'를 생각해야 한다.

비즈니스 문서는 결재가 끝났다고 끝이 아니다. 그 내용에 문제가 발생할 경우 언제든지 책임을 지겠다는 자세로 문서를 작성해야 한다. 그러므로 꼼꼼히 읽고 문제가 없는지를 파악해야 한다. 상사들이 결제를 하기 전에 문서를 다시금 읽고 수정을 요구하는 것도 결제를 하는 자신에게 책임이 있다는 것을 알기 때문이다. 작은 실수 하나가 내가 만든 비즈니스 문서는 물론 나의 이미지도 갉아 먹는다. 그래서 오타를 수정하는 방법을 알아야 한다. 엑셀, 파워포인트, 워드, 한글에는 맞춤법 검사 기능이 있으니 사용해서 오타가 없도록 해야 한다. 그렇지 않으며 출력을 해서 오타를 찾는 것이 필요하다.

사람들은 자기 나름대로 동기에 이해 자신만의 고유한 특성을 가지고 있다. 가장 편안한 상태로 자연스럽게 일정한 행동을 취하게 되는데 이를 '행동' 또는 '경향'이라고도 표현한다. 이러한 과정을 하나의 Process로 나타내면 환경으로부터의 자극들에 대해서 개체의 내적 활동을 거쳐 반응 행동으로 나타나며 이를 결과가 또 다른 자극으로 순환되는 과정을 반복하게 되는데, 이를 그림으로 표현해보면 아래와 같다.

이런 개인행동 유형은 많은 직장인에게는 '비즈니스 문서'라는 방법을 통해서 표출되기도 한다.

비즈니스 문서는 회사의 규모에 따라 상황에 따라 다르게 요구되어진다. 이 책은 그 상황에 맞춰 사용할 수 있는 능력을 키울 필요가 있는 사람에게 도움이 되는 내용이 들어있다. 비즈니스 문서를 만들 수 있는 기초적인 내용들이 가득차 있어 처음 직장생활을 하는 사람들에게 많은 도움이 될 수 있을것이다.

워드, 액셀, 파워포인트를 사용하다보면 스마트아트가 있다. 스마트아트를 이용해서 문서를 만들면 이미지가 정리될 수 있다. 이런 기능들을 활용하는 것도 좋은 방법이다.

시간적인 여유가 된다면 포토샵과 프리미어 기초를 공부해 보자. 남들과 조금은 다른 비즈니스 문서를 만들면 보여지는 이미지가 달라질 수 있고, 설득하는데 도움이 될 수 있다.

표준화된 비즈니스 문서 작성의 핵심은 정보를 많이 아는 것에 있는 것은 아니다. 요즘처럼 빠르게 변화되는 사회에서는 변화되는 정보를 빨리 알아내는 것고 사용할 수 있어야 한다. 비즈니스 문서 작성의 핵심은 정보에 많은지를 알아내야 한다. 오피스나 한글에서 지원하는 서식 파일이나, 마이크로소프트나 한글과컴퓨터에서 제공되는 추가 서식 파일, 네어비 문서 서식, 인터넷 문서 서식 사이트, 서점에서 비즈니스 문서 서식 책을 구매해서 활용하는 다양한 방법을 알고 있으면 빠른 시간내에 활용할 수 있다.

직급에 따라 요구되는 비즈니스 문서 작성의 단계를 이해하고 활용할 수 있다면 이제는 비즈니스 문서에 대한 설명을 할 수 있어야 한다. 결제를 할 때 상사들은 문서를 보기 전에 질문을 하기도 하고 많은 사람들 앞에서도 발표를 해야 할 때도 있을테니까? 비즈니스 문서를 만들 수 있고 발표할 수 있어야 하는 시대가 되었다.