이 책의 저자는 고용노동부 최장수 기획재정담당관으로 근무하면서 보고의 달인으로 소문이 났다고 한다. 무엇보다 격식을 차린 보고 문화가 뿌리내린 공무원 사회에서 보고서 쓰는 법과 보고 잘하는 방법을 알려주고 있으니 한 번쯤 참고할만하다. 우선 저자는 일의 내용과 결과에 대한 내 생각을 상대방이 이해할 수 있도록 표현하는 것이 바로 보고의 목적이라 말한다. 그러한 보고를 위해 가장 먼저 필요한 것은 내 생각을 정리하는 것인데, 그 생각을 논리의 덩어리로 묶고 의미를 찾고 조정하는 단계를 거쳐야 한다고 언급하고 있다. 홍보 활성화 방안을 만든다면 구체적인 방안과 시기, 내용, 수단이라는 스토리로 정리해야 한다는 것이다. 이렇게 정리하기 위해서는 우선 왜(Why)라는 질문부터 시작해야 한다고 말한다. 그래야 의미와 가치를 찾을 수 있기 때문이라면서 말이다. 그 다음은 덩어리식으로 생각해야 하는데, 정보의 나열이 아니라 전체의 흐름 속에서 덩어리를 구분해야 한다고 언급하고 있다. 그 덩어리 간에는 중복과 누락이 없어야 하며, 각각의 덩어리도 그 속을 분석하고 비교해서 좌표를 찾아야 한다고 말한다. 근본적인 가치와 의미부터 시작해야 사람들 내면의 영감을 일으켜 자발적인 행동을 이끌어낼 수 있기에 어떤 보고서든 왜(Why), 어떻게(How), 무엇을(What)이란 순서로 만들어야 한다는 것이다.

이 책에서는 전체 스토리를 짜는 사고의 틀로 4개의 생각 덩어리를 제시하고 있는데, 가장 먼저 Why 1 단계로 왜 이 검토가 중요한지, 왜 이 검토를 지금 해야 하는지를 설명해야 한다는 것이다. 이것은 중요성(내용적 필요성)과 시급성(시간적 필요성)을 생각해야 나올 수 있는데, 읽는 사람이 이 보고서를 왜 읽어야 하는지 이유, 의미, 가치, 메시지를 분명히 보여주는 부분이라 언급한다. 그 다음 Why 2 단계에서는 현재는 어떤지, 무슨 문제가 있는지, 왜 발생하는지를 분석해야 한다고 말한다. 현재 상태에 대한 세부 분석이 들어가야 하는데, 특히 문제의 원인 분석이 필요하다고 강조한다. 그 다음은 어떻게 해결할지를 설명하는 How 단계인데, 문제가 아니라 문제의 원인을 해결한다는 생각이 중요하다고 말한다. 특히 통제할 수 있는 원인은 어떻게 고치겠다는 해결방안을 제시하고, 외부 원인에 대해서는 어떻게 대응하겠다는 대응전략을 써야 한다면서 말이다. 마지막으로 무엇을 할지 추진계획을 작성하는 What 단계인데, 대안 실행에 직접적으로 필요한 내부적 자원(돈, 사람, 체계, 근거 등)을 동원하는 계획(예산, 인력, 조직, 규정 등)을 세워야 한다고 말한다. 또한 외부적 요인(시간, 여론, 갈등, 성과 등)을 관리하는 계획(일정, 홍보, 조정, 평가 등)도 필요하다면서 말이다. 

이러한 단계 속에서 현황에 의미를 부여하기 위해서는 비교하는 방법이 가장 좋다고 말한다. 현황을 목표나 바람직한 상황과 비교해야 문제가 있는지 없는지, 있으면 얼마나 있는지 등을 알 수 있다면서 말이다. 여기에는 시간 흐름에 따른 시계열 분석, 같은 시점이나 기간에 여러 변수에 대해 관찰한 자료를 이용한 횡단면 분석, 시계열과 횡단면을 동시 분석하는 복합 비교가 있다고 설명한다. 이어서 보고서의 오류 수정에 대한 이야기를 전개하고 있는데, 보통 보고서 내 문장의 누락, 중복, 불일치, 불명확함을 바로 잡아야 한다고 말한다. 보고서 문장 중 가장 많이 누락되는 것은 주어와 조사이며, 1.2줄짜리 문장은 꼬리를 잘라야 한다고 말한다. 0.2줄이라는 꼬리를 자르려면 우선 자신이 쓴 문장을 다시 보아야 하며, 어디가 중복된 문구인지 생각하고, 그것을 어떻게 없앨까 한 번 더 생각해야 한다면서 그 과정에서 문구, 문장, 단락이 깔끔해 진다고 말한다. 또한 하나의 문장에는 하나의 메시지면 충분하다면서, 길게 쓰면 호흡이 길어지고 호흡이 길어지면 메시지가 섞인다고 언급하고 있다. 만약 짧은 두 문장이 각각 인과관계가 명확한 경우라면 대구의 리듬을 살리기 위해 일부러 중문 형태로 쓸 수는 있다고 말한다. 그 다음으로 단축키와 상용구를 활용해 아래아한글에서 빠르게 문장을 편집하는 방법도 알려주고 있다.

핵심 문구의 강조, 문단, 줄, 자간, 장평 조정 등 모든 편집 기능은 문맥을 보여주기 위한 수단일 뿐이란 점도 언급하고 있다. 한편 구두 보고를 잘 하기 위해서는 시기에 맞는 보고 타이밍, 상황에 맞는 보고 방법, 내용에 맞는 화법이란 3요소를 강조하고 있다. 우선 보고에 들어가기 전에 몇 분이나 할 수 있는지 질문하고 알아보면서 상대방을 배려하는 보고를 해야 한다고 말한다. 또한 보고에 들어가기 전에 일단 생각을 정리하고, 정리된 생각을 포스트잇에 메모한 뒤 그것을 업무 수첩 겉장에 붙이고 반드시 보면서 보고하라는 팁을 알려주고 있다. 전반적인 흐름을 이야기할 때는 스토리식 화법을 사용하고, 무엇인가 설득하기 위해서는 두괄식으로 결론이나 주장부터 말하라고 조언한다. 즉, 내 주장을 명확히 하고 그 다음 그렇게 생각하는 근거를 말하고 마지막으로 사례를 드는 형식으로 말하라는 것이다. 특히 수치, 비중, 추이를 복합적으로 비교해서 말하는 것이 중요하다고 말한다. 직전 대비와 전년 동기 대비, 전년 동기 대비도 여러 해에 걸친 추이를 비교해서 말해야 하며, 수치의 추이와 비중의 추이도 중요하다고 말한다. 또한 보고받는 사람이 지난번에 지시한 것이 어떻게 되었는지 묻기 전에 보고하라면서, 일주일 전에 지시하신 건은 현재 어떻게 진행중이라고, 또는 몇 가지 이견이 있어서 이러이러한 방향으로 대안을 검토 중이라고 먼저 이야기하라고 조언한다.

이 책의 후반부에는 다양한 보고서들을 어떻게 써야 하는지 상세히 알려주고 있는데, 이를테면 행사준비계획서에도 스토리를 담아 끝까지 집중해서 일정, 장소, 주요 행사 내용 등 세부사항들이 메시지와 방향에 맞는지 검토하라고 말한다. 상황보고서의 경우 이러이러한 사고가 나서 이렇게 대응했다, 그 결과 현재 이런 상황이다, 앞으로 이렇게 전망되고 이러이러한 방향으로 대응하겠다는 스토리를 담아야 한다고 말한다. 상황보고서는 신속성이 중요하므로 모든 정보를 심도 있게 분석, 비교, 검토하지 못한다 하더라도 꼭 필요한 부분은 들어가야 한다고 언급한다. 한편 프레젠테이션으로 만드는 것은 자료가 아니라 화면이라면서, 생각의 흐름을 덩어리로 뭉쳐서 의미 단위로 보여주어야 한다고 말한다. 화면을 구성할 때는 세로로 네 줄 이내, 가로로 네 단어 이내로 정리해야 청중이 직관적으로 한 눈에 인지할 수 있다고 말한다. 화면 배경은 어두운 색, 글자는 밝은 색으로 해야 청중의 집중도를 높일 수 있고, 인과관계를 나타내기 위해 화살표를 사용하며, 청중이 일방적으로 듣기만 하는 것이 아니라 스스로 질문하고 생각하게 하기 위해 물음표를 활용하라고 말한다. 부록으로 공무원 입사와 승진 기준이 되는 역량 평가 부분을 설명하고 있는데, 상대방 입장에서 생각하는 글쓰기와 말하기가 역량 평가의 기초이기 때문에 함께 설명하고 있다.

YES24 리뷰어클럽 서평단 자격으로 작성한 리뷰입니다.