직장생활 기본 매너 꿀팁 두 번째 시간입니다!
오늘은 원활한 업무 수행에 도움이 되는 꿀팁들을 알려드릴게요.

지난번 포스팅에서 직장 내 생활에 있어 가장 기본이라고 할 수 있는 것들에 대해 살펴보았는데요.
그런데 아무리 그런 것들을 잘 숙지하고 있다고 해도, 잘못된 언어 사용이나 호칭 실수 한 번으로 곤란한 처지에 빠지기도 합니다. 그래서 조직의 선후배나 고객을 대할 때 실수하기 쉬운 호칭이나 존대법 등을 미리 알아두고 유의할 필요가 있어요.

상사를 부를 때는 상사의 성과 직위 다음에 존칭 '님'을 붙여 '김 부장님'이라고 부릅니다. 성명을 모르면 직위에만 존칭 '님'을 붙여 '부장님'이라고 부르면 되죠. 직함이 없을 때는 성을 붙여 '김 선생님' '박 선생님' 등으로 부르면 되고요. 상사에게 자기를 지칭할 경우 '저, 제가' 또는 성과 직위, 직명을 사용하여 "제가 김 과장입니다." "저는 인사과장입니다." 라고 말합니다.

하급자, 동료에 대한 호칭은 존칭 없이 성, 직위, 직책명을 사용하여 '김 부장' '인사부장'이라고 합니다. 친한 사이라도 '언니'나 '형'과 같은 호칭은 원칙적으로는 안 쓰는 게 예의입니다. 초면이거나 선임자, 후임자 사이인 경우에는 '님'을 붙여 '김시간 님'이라 호칭하는 것이 상례예요.

실수하기 쉬운 사항 중 하나는 상사에 대한 존칭은 호칭에만 쓴다는 점입니다. 예를 들어 '사장님실'이 아니라 '사장실'이라 해야 하고, 문서상에서는 상사의 존칭을 생략해야 하죠. '팀장님 지시'가 아니라 '팀장 지시'와 같이 써야 한다는 말입니다.

직장생활 꿀팁 8

지시할 때 / 보고할 때

상사나 선배로부터 지시를 받을 때는 항상 메모할 준비를 하고 밝은 목소리로 대답합니다. 지시받은 내용을 재확인하여 제대로 이해했는지 확인해야 하며, 내용에 의문이 있으면 상사의 말이 끝난 후 질문하여 확인합니다. 지시받은 업무를 처리하기 곤란하거나 기한 내에 끝내지 못할 경우, 절대 쫄지 마시고... 미리 상사에게 보고하고 상의하도록 합니다^^*

지시받은 업무에 관한 보고는 지시한 상사에게 직접 합니다. 업무 도중에도 중간보고를 해서 상사가 진행 상황을 궁금해하지 않도록 하는 것도 중요하죠. 사정이 있어 업무가 지체될 때 역시 상상게 보고하여 양해를 구해야 하구요. 업무처리 과정에 실수가 있는 경우에도 쫄지 마시고! 미리 솔직하게 보고하여 대책을 상의해야 합니다. 혼나는 게 무서워 꽁꽁 숨기고 있다가 더 큰 화를 부를 수 있다는 거!

직장생활 꿀팁 9

회의 참여 시

회의에 앞서 회의의 목적, 의제, 소요시간과 장소 그리고 참석자 범위 등을 명확히 알아둘 필요가 있습니다. 정례적인 회의는 참석자가 정해져 있지만 임시 회의는 목적을 정하는 단계부터 주의하지 않으면 안 되죠. 회의 예정표를 만들어야 한다면 참석자에게 일시, 회의 장소, 소요시간을 알리고, 정보 발표, 의견 제안 등 회의 내용과 참석자들이 해야 할 일을 안내해줍니다. 이때 참석자 명단을 첨부하는 게 좋아요. 회의록 작성 시에는 회의명, 날짜, 장소, 참석자명, 사회자명, 의제 토론된 사항 등을 기록해야 합니다.

직장생활 꿀팁 10

소개할 때

일반적으로 사회적인 관계는 만남에서 시작됩니다. 처음 인사를 나누는 자리에서 그 사람의 첫인상이 결정되기도 하죠. 소개는 이러한 사교의 시작으로서 사람과 사람이 만날 때 적절한 형식과 매너를 갖추어 서로를 알리는 행위입니다. 자신을 당당하고 정중하게 소개할 줄 알아야 하며, 다른 사람을 소개할 때와 소개받을 때도 상황과 관계에 맞는 매너가 필요합니다.

자신을 직접 소개할 경우 경칭을 사용하지 않습니다. 소개할 때는 밝고 명랑한 표정과 목소리로 합니다. "잘 부탁드립니다." "만나 뵙게 되어 영광입니다." 등의 인사말을 하는 게 좋아요. 소개를 받을 때는 밝은 표정으로 반가움을 표현하며 소개하는 사람이 불편하지 않게 배려합니다.

서로 모르는 사이의 두 사람을 소개해줄 때는 지위가 낮은사람을 높은 사람에게 먼저 소개하는 것이 예의입니다. 하급자를 상급자에게, 연소자를 연장자에게, 후배를 선배에게 먼저 소개하는 것이죠. 이때 비즈니스 상의 직급이 우선입니다. 하급자가 상급자보다 나이가 많아도 하급자를 먼저 소개해야 합니다. 소수 집단과 다수 집단이 있을 때는 소수를 먼저, 직장동료와 외부손님이 있을 때는 직장동료를 먼저 소개하며, 나와 친한 사람을 먼저 소개합니다.

직장생활 꿀팁 11

명함 주고받기

명함은 대인관계 시 꼭 지참해야 하는 필수품이죠. 명함을 건넬 때는 간단한 인사말과 함께 건네는 것이 좋습니다. 그리고 오른손으로 끝부분을 잡고 상대에게 내용이 똑바로 보이는 방향으로 건네야 합니다. 왼손은 오른손을 살짝 받치는 느김으로 예의를 표합니다. 명함은 아랫사람이나 방문자가 먼저 건네는 것이 예의입니다.

회사나 기관에서 여럿이 인사하는 경우, 책임자에게만 전달합니다. 모두에게 전달해야 할 때는 직위순으로 건넵니다. 사람을 만나러 갈 때는 항상 명함을 준비하되 만나는 사람 수보다 여유 있게 준비해갑니다. 주고받은 명함은 명함지갑에 넣어 남성은 양복의 안주머니, 여성은 핸드백에 보관하는 것이 좋아요. 명함을 동시에 주고받을 때는 오른손으로 건네고 왼손으로 받고, 오른손으로 받쳐서 읽습니다.

명함을 받을 때는 일어서서 정중하게 두 손으로 받되 손바닥 전체로 받습니다. 상대의 명함을 받고서 자신의 명함을 건네지 않는 것은 실례이므로, 늘 곁에 명함을 준비해두어야 겠죠? 명함이 없는 경우엔 상대에게 양해를 구하고 깨끗한 종이에 이름과 연락처, 회사명 등을 전달하는 것도 방법입니다. 명함은 상대방의 얼굴이므로 구기거나 낙서를 하는 건 당연히 안 되겠고요. 상대 앞에서 명함에 메모를 하는 것 또한 실례입니다.

직장생활 꿀팁 12

내방고객 응대

요즘 우리 사회에서 아무리 강조해도 지나치지 않은 것이 바로 고객감동 서비스인데요. 고객에게 친절하게 대하여 고객을 만족시킴으로써 이윤 창출을 촉진하기 위해서는, 고객의 요구를 파악하고 그에 맞는 응대를 하는 자세를 가져야 합니다. 

항상 아름다운 미소를 짓고, 정중하고 친절하며 예의바르게 행동하는 것이 고객 응대의 기본이라고 할 수 있겠습니다. 내방고객을 안내할 때는 먼저 선약 유무를 확인하고, 1m 정도 앞에서 방향제시를 하며 고객의 속도에 맞추어 미리 준비된 장소로 안내합니다. 고객이 자리에 앉으면 기호에 맞는 차를 여쭈어 다과를 내어드립니다. 차는 방문객 측에게 먼저, 상급자부터 순서대로 드리고 그 다음 자기 회사 쪽에 직위 순으로 내놓습니다. 

내방고객이 돌아갈 때는 "찾아주셔서 감사합니다." 등의 인사로 방문에 대한 감사의 마음을 전하는 것이 좋습니다. 배웅 시 엘리베이터나 현관까지 배웅하는 것이 보통이며, 이는 상황에 맞게 조정할 수 있을 것 같습니다. 

직장생활 꿀팁 13

불만고객 응대

신입사원이 직장생활이 어렵다고 느끼는 상황 중 하나가 바로 불만고객을 응대할 때가 아닐까 싶어요. 직원의 응대에 대한 불만 사례는 여러 서비스업에서 공통적인 양상을 보입니다. 고객이 찾아와도 관심이 없거나 적극적으로 응대하지 않는 무관심 상황, 고객의 요구나 문제를 피함으로써 기분을 상하게 하는 고객 무시 상황, 융통성 없이조직 내부 규정을 앞세우며 고객의 요청을 거절해 고객 입장에서는 직원이 핑계를 댄다고 생각하게 되는 상황, 서로가 담당이 아니라고 여기저기 고객을 돌리는 책임회피 상황 등이 대표적인 사례죠.

불만고객은 이미 화가 난 상태이므로 단계별로 세심한 대응이 필요합니다.

1단계는 사과 입니다. 즉각적인 사과로 고객의 마음을 우선 진정시켜야 합니다.
2단계는 경청입니다. 고객의 불만 사유에 공감을 드러내며 충분히 들어주는 것이 중요하죠.
3단계에서는 고객 불만의 핵심적인 원인을 분석하여 파악합니다.
4단계에서는 이를 바탕으로 고객 입장에서 최적의 해결책을 찾아냅니다.
5단계는 대안 제시입니다. 고객이 만족할 만한 해결안을 정중하게 제시합니다. 
6단계는 이렇게 합의된 대안을 즉시 실행에 옮겨 고객의 요구를 만족시키는 단계입니다.
7단계는 불만사항을 전달해준 고객에 대한 감사의 마음을 표현하는 것입니다.

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직장생활 꿀팁 2탄에서는 대외 업무 시에 필요한 매너를 비중있게 다뤄보았는데요. 올바른 매너 지식을 갖추고 그것을 어떻게 실행하느냐에 따라 비즈니스의 성패 여부도 달라질 수 있습니다. 좋은 비즈니스 매너는 개인이나 조직의 이미지 향상에 기여해 경쟁력을 높이고 새로운 가치를 창출하죠. 반대로 매너를 갖추지 못한 경우에는 기업과 개인의 대외적인 이미지가 손상될 수 있어요.

상황에 맞는 세련된 비즈니스 매너와 에티켓을 실천하여 긍정적인 신뢰관계 형성의 초석을 쌓기를 바랍니다(･ิω･ิ)

내용 출처 : 《공감 생활 예절》

공감 생활예절 성균예절차문화연구소 저 시간여행 | 2015년 01월