친구 중 어느 반도체 회사 연구소의 공정개발담당 부장으로 있는 녀석이 있다. 이 친구는 하루에 이메일을 삼백통 쯤 받는다고 한다. 왜 그렇게 많이 받느냐고 했더니 자기가 연구개발과 생산의 다리 역할을 하기 때문에 연구소에서는 어떻게 진행되느냐고 물어대고 현장에서는 문제 생겼으나 해결해 달라고 난리란다.

 

이 친구가 갖고 있는 이메일 처리 원칙은 이렇다고 한다.

 

  1. 받은 메일에 대해서는 반드시 답장한다.

  2. 받은 메일은 즉시 답장한다.

 

답장을 안해도 괜챦을 것 같은 메일도 있다. cc:로 보내는 메일이나 자료 보내 드리니 받아 두라는 메일이다. 이런 메일에도 답장을 한다. 보낸 사람이 답장을 기대하고 보낸 것은 아니지만 잘 받았다고 알려 주는 것이 예의이다. 보낸 사람도 수신인이 받았다는 것을 확인할 수 있어 안심도 되고 그 친절함에 기분도 좋다.

 

중요한 메일이라서 나중에 답장하겠다고 마음 먹고 미루어 놓았다가 새로 온 메일에 밀려 답장하는 것을 잊은 적이 있을 것이다. 늦게 보내는 것보다 짧게라도 빨리 보내는 것이 중요하다. 보는 즉시 답장을 하는 것이 원칙으로 한다. 답할 내용이 너무 길어서 시간적으로 지금 답장하기가 곤란하다면 나중에 답하겠다는 한줄 답장이라도 먼저 보낸다.

 

이 친구는 하루에 세번정도 이메일 처리 시간을 두고 반드시 지킨다고 한다. 출근하자 마자 한번, 점심 먹고 한번, 퇴근 전에 한번 정도이다.

 

전자결재를 도입한 조직들이 많으니 전자결재와 함께 이메일을 처리하는 루틴을 만들면 되겠다.