한가지 주제에 대해 여러 사람에게 메일을 보내야 할 때가 있다. 예를 들어, 회의 소집을 알리는 메일을 참석자들에게 보낼 때 말이다.

 

메일 수신자들에게 공통적으로 알리는 내용, 회의 소집의 경우라면, 회의 일시와 장소 같은 것들은 메일에 담으면 되지만 특정 수신자에게만 해당되는 내용이 있는 경우에 고민이 된다.

 

일단 공통 내용을 담아 먼저 이메일을 보내고 전화로 다른 이야기를 해야 할지, 아니면 다시 개인별로 다시 보내야 할지 말이다.

 

이럴 때는 회의하듯이 이메일을 쓰면 된다. 아래 처럼 말이다.

 

 

보낸 사람: 박선비

받는 사람: 홍길동; 김갑돌; 이삼돌, 박마당쇠

제목:      팀 회의

 

네 분, 주간 팀 회의를 다음과 같이 갖겠습니다.

 

  일시: 6월 20일 (수) 10am

  장소: 10층 회의실 B

  주제: 상반기 경영성과 분석 방안 토의

 

길동 씨, 작년 반기 성과분석 자료를 사람 수 만큼 인쇄해서 가져 오세요.

삼돌 씨, 어제 저와 토의한 분석 방안을 1-2 페이지에 정리해서 발표해 주세요.

마당쇠 씨, 회의 끝나고 같이 점심식사를 할 수 있도록 적당한 식당을 정해 예약해 주세요.

 

박선비

 

이런 식으로 써서 좋은 점이 하나 있다.

 

첫째, 이메일을 한번만 쓰면 된다. 다른 사람에게 굳이 숨겨야 할 내용이 아니라면 꽤 편한 방법이다.

 

둘째, 각 수신인에게 보낸 내용을 공유할 수 있다. 다른 사람이 무슨 일을 하는지 알 수 있다. 위 예처럼 회의의 경우라면 회의가 어떻게 진행되겠구나 하는 것까지 알 수 있다.

 

이런 식으로 메일을 쓰려면 처음에는 좀 쑥스럽다. 게다가 수신인 중에 윗분이 있으면 더 그렇다. 처음이 그렇지 한번만 해 보면 그 편리함에 계속 이런 식으로 쓰게 될 것이다.

 

                   2007년 4월, 서울 인사동