다음 내용은 각급 학교에서 공문을 결재할 때를 가상하고 정리한 것입니다. 그러므로 일반 회사의 공문 결재와 약간의 차이가 있을 수도 있습니다.

 

1. 선결(先決) : 기관의 의사를 결정할 권한이 있는 사람(기관장)이 외부에서 온 공문을 접수한 뒤, 그 공문의 내용을 집행하기 위하여 최초로 결재를 하는 것.

 

* 각급 학교의 경우는 공문이 오면 문서접수자는 우선 학교장에게 먼저 보인다. 이 때 특이 사항이 있을 경우 교장이 공문에 지시 내용을 메모하거나 교감 선생에게 직접 지시하기도 한다. 교감 선생은 교장의 선결이 끝난 공문을 각 부서 별로 분류를 하여 배부하고, 부장은 교감 선생에게서 배부 받은 공문을 다시 담당 계원에게 배부를 한다. 즉, 학교장의 선결이 있어야 교직원들은 그 공문의 내용을 집행할 수 있다.

 

2. 전결(專決) : 내부에서 작성한 공문인 경우 위임 전결 규정에 의한 위임의 한계 내에서 결재권을 행사하는 것.

 

* 각급 학교에서 학교장의 위임 명령에 의해 '00 사안은 교감, 또는 부장이 결정할 수 있다.'라는 허가가 있을 경우에, 교직원들은 그 사안에 대해 부장이나 교감까지 결재(전결)를 맡은 뒤 내용을 집행하는 경우이다. 즉, 전결은 일반적으로 내부 공문에 한하며, 외부로 발송되는 공문은 최종결재권자가 학교장이다.

 

3. 대결(代決) : 시급을 요하는 불의의 돌발 사태가 발생했을 경우, 기관의 의사를 결정할 권한이 있는 사람(기관장)이 출장 등으로 직무를 집행할 수 없는 경우에 결재권자의 직무를 대행할 수 있는 사람이 일시적으로 결재권을 행사하는 일. 이 때 중요 사항일 경우에는 기관장이 복귀한 뒤 후열을 받는 것이 일반적임.

 

* 학교장이 부재 중에 교감이 일시적으로 권한을 위임 받았을 때의 경우이다. 중요 사안일 경우에는 교장 선생과 통화 등으로 구두 결재(연락이 안 될 경우 교감 판단으로 시행)를 맡은 뒤 결재를 맡기도 한다. 교장 선생이 출근했을 때 그 공문 내용을 보고하는 것이 일반적인 예이다.

 

4. 후결(後決): 차 하위자(직무를 대행할 위임을 받지 않았더라도)의 책임 하에 집행을 한 뒤, 최종 결재를 받는 것임. 그러나 이 경우는 통상적이고 의례적인 사항일 경우에 집행하며, 권리·의무에 관계되는 중요한 사항은 후결을 할 수 없음.

 

* 각급학교에서 대결과 후결의 차이는 다음과 같다. 대결은 학교장이 출장 등으로 자리를 비우며 자신의 결재 권한을 교감 선생에게 일시적으로 위임했을 때 교감 선생이 공식적으로 결재권을 행사하는 것이다. 반면, 후결은 학교장이 불가피하게 자리를 비운 상태에서 시급히 처리할 공문이 있을 경우에 교감 선생이 처리를 한 뒤 교장 선생이 복귀한 뒤 결재을 맡는 것이다.

 

5. 후열(後閱): 줄간 결재권자가 출장, 휴가 또는 기타 부득이한 사유로 공문을 결재할 수 없는 경우에 해당 결재란에 <후열>의 표시로 결재를 대신 한 뒤 집행을 하고, 사후에 내용을 열람하는 일.

 

* 각급 학교의 경우 대개의 공문은 기안자-부장-교감-교장의 순서로 결재가 이루어진다. 그런데 어떤 공문이 있어서 기안자가 부장 결재를 맡았는데, 교감 선생(부장 선생)이 부재(출장, 휴가 등으로) 중일 때의 경우이다. 그 때 기안자는 교감(부장) 결재란에 '후열'이라고 기록한 후 교장의 결재를 맡고 공문을 시행한다. 교감 선생이 뒤에 그 공문을 열람하는 것이 후열이다.

 

 

6. 공람(供覽): 그 기관의 직원이 모두 알아야 할 공문인 경우에, 기관장 지시에 의해 해당 공문을 여럿이서 돌려 보게 하는 일. 이 경우에는 공문의 적당한 위치(앞면이나 결재란 상하단 등)에 공람을 한 직원들이 서명을 함.

 

7 협조(協助): 그 공문의 공식적인 결재자는 아니더라도 업무상 알아야 할 타부서의 관계자에게 공문 내용을 알리는 일. 일반적으로 기관장의 결재를 맡기 전에 협조를 맡음.

 

* 각급 학교의 경우 체험활동(소풍)은 학생부 소관이지만, 수업 시간과 관련이 있는 일이니 교무부장도 일정은 알아야 하고, 상품비 지출을 위해서는 행정실장의 협조도 있어야 한다. 이 때 결재자는 기안자-학생부장-교감-교장이지만, 교무부장과 행정실장에게 협조 서명을 받는다.

외부에서 온 공문인 경우에는 담당 부장이 타부서도 알아야 할 내용이라고 생각되면, 해당부서 부장에게 열람케 한 후 협조 서명을 받는다.

 

* 자료 출처 : 2008년 4월 2일에 강원도교육연수원에서 실시한 중등교원인사 직무연수에서 들은 내용을 해당 용어별로 정리하였습니다. 위의 용어는 공문서 작성상의 설명이므로, 국어사전의 풀이와 부분적으로 차이가 있을 수도 있습니다.