서울대학교 국사학과를 졸업하고 도쿄대학교 대학원에서 역사학을 전공했다. 국내 최초의 기록학 전문대학원인 명지대학교 기록정보과학전문대학원을 설립하고, 한국기록학회장과 한국국가기록연구원장을 역임하며 국가기록관리 제도의 근간을 마련했다. 2020년 이후부터는 국가 기록을 넘어 개인 기록의 중요성을 대중에게 알리기 위해 교육과 컨설팅 사업에 매진하고 있다.

현재 유튜브 채널 [김교수의 세 가지]를 운영하며 38만 명의 구독자와 소통하는 인기 크리에이터이자, 이타적 자기계발을 선도하는 교육 컨설턴트로 활동 중이다. 저서로는 10만 베스트셀러 『거인의 노트』를 비롯해 『파서블』, 『마인드 박스』 등이 있으며, 이를 통해 많은 이들에게 깊은 통찰과 실질적인 변화를 제안하고 있다. (주)문화제작소가능성들의 대표이사로서 자기계발 교육 프로그램인 [아이캔대학]과 [아이캔ITAI대학]을 운영하며, 기록이라는 멋진 무기를 활용해 개인이 원하는 성장과 성공에 이르는 길을 전파하고 있다.