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[매력쟁이크's 책수다] '일잘러가 되려면, 최종 결정권자가 읽고 만족할 만한 보고서를 쓰세요! '

이 한줄이 이 책이 전하고자 하는 핵심이 아닐까 하는 생각을 해봅니다.

일 잘하는 사람들은 정보를 잘 모으고, 모아놓은 정보를 보기 좋게 혹은 인지하기 쉽게 그룹핑하고

순서를 잘 배치해 스토리의 흐름을 유연하게 만들어 읽기 쉬운 보고서를 만드는 데 선수들이죠.

더 뺄 수 없을 만큼 군더더기 없이 잘 정리하는 '심플함'은 스티브잡스도 강조한 부분 이었구요.

보고서 초보자가 흔히 하는 실수들 중에 가장 피해야 하는 것은 바로 '나 이~만~큼 일했어요.' 혹은

'내가 조사한 부분은 이따~만~큼~ 많아요' 하는 자기가 하고 싶은 말에만 집중하는 케이스입니다.

보고서는 에세이가 아닙니다. 자기가 하고 싶은 이야기만 써서는, 자기가 일한 순서에 따른

열거적 나열만 한 컨텐츠를 보고 만족할 최종결정권자는 없을 듯합니다.

보고서의 핵심은 최종 결정권자가 궁금해하는 내용을 명확히 제시하고 한 눈에 잘 파악할 수

있도록 꼭 필요한 내용만 최대한 단순하게 정리해 정확하게 전달하는 데 있다고 생각해요. : )

제목에서처럼 '일 잘하는 사람은 단순하게 합니다' 라는 말과 일맥상통하는 부분이고요.

읽는 사람이 궁금해 하는 내용, 결말을 우선 제시하고 그에 따른 세부 설명은 별첨을 추가하거나

결론에 다다른 근거는 결론 뒤에 추가하는 것만으로도 보고서는 훨씬 나아질 거라는 건 경험을

토대로 돌아봐도 ^^ 백 번 맞는 얘기입니다. 인사이트를 통한 명확한 핵심파악이 중요하죠!

보고서 쓰는 방법 등 회사 생활에서 일잘하는 사람들의 도움이 될만한 팁을 담고 있어 좋았던

책이었어요. 경쟁자에게는 보여주고 싶지 않은 ㅎ 그런 꿀팁도 많으니 회사 생활, 보고서 등에 대한

내용이 궁금하다면 한 번쯤 읽어보면 도움이 많이 될 거예요 : )

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"단순함이 궁극의 정교함이다."

- 레오나르도 다빈치

가장 중요한 것에 집중할 에너지를 만들기 위해,

복잡한 것들을 걷어내는 연습을 시작하겠습니다.

기획도, 글도, 말도, 관계도 단순하게!

Stay Simple.

Accomplish More.

단순함은 복잡함보다 어렵습니다.

자기 생각을 정돈해서 단순하게 하려면 굉장히 노력해야 합니다.

하지만 그럴 가치가 있죠.

일단 단순함에 도달하기만 하면 산을 옮길 수 있습니다.

- 스티브 잡스

기획은, 문제가 되는 비루한 현실과 열망하는 기대 desired goal 사이의 간격 gap을

줄여주기 위해 많은 사람들이 고안해낸 생각 방식 the process of thinking입니다.

문제에 휘둘리지 않고 계획에 따라 대처하려는 눈물겨운 노력이죠.

그렇다 보니 기획자는 다음의 세 가지에 꼭 대답할 수 있어야 합니다.

첫째, 목표 (원하는 미래)는 무엇인가?

둘째, 목표를 가로막는 진짜 문제는 무엇인가?

셋째, 문제를 해결하고, 원하는 미래를 달성하기 위해 할 수 있는 실현 가능한

최적의 행동은 무엇인가?

단순하게 일하는 사람은 화려한 현황 분석보다

무엇을 what, 왜 why 해야 하는지를 분명히 보여줍니다.

탄탄한 기획안도 회사의 방향과 맞지 않으면 무용지물이라는 사실을 기억합시다.

일 잘하는 사람들은 상대방이 궁금해 하는 내용과

자기가 이야기하고 싶은 내용을 가능한 한 짧게 말하는 데 선수입니다.

그래서 그 사람이 말을 시작하면 모두 귀를 기울입니다.

뇌는 무작위로 펼쳐져 있는 자극들이라도 가능하면 규칙에 맞추어 그룹핑 grouping,

즉 덩어리로 해석하고 싶어 합니다.

다음 그림을 볼때 우리는 모든 자극(도형)을 같게 받아들이지 않죠.

의미 없이 나열된 도형을 보면서도 나름대로 규칙을 세워 나누고 묶고 해석을 부여합니다.

따라서 근접성 proximity, 유사성 similarity, 완결성 closure 등의 규칙이 나타나는 건

우리 뇌가 좋아하는 방식이라서 그렇습니다.

* 왜 이 일을 하는지 고민하다 ( WHY First, Always )

우리는 일상에서 매일 '기획' 한다.

기획 planning 이란 어떤 대상에 대해 그 대상의 변화를 가져올 목적을 확인하고,

그 목적을 성취하는 데에 가장 적합한 행동을 설계하는 것을 의미한다.

- 행정학 사전

기획이 시작부터 막막하거나 기획의 결과물이 평범하게 느껴진다면

'HOW (방법)'부터 찾으려고 애썼기 때문입니다.

먼저 그 과제의 진짜 이유, 숨겨진 열망을 찾으세요.

모든 기획은 'WHY (왜)'부터 시작해야 합니다.

* So What - Why So 방식

- So What?

　　'그 결과 무엇이 되는가?'라는 질문에 대한 답변이다.

　　제시된 여러 근거를 기반으로 도달할 수 있는 타당한 결론을 의미한다.

- Why So?

　　'구체적으로 무엇인가?', '왜 그렇게 말할 수 있지?' 라는 질문에 대한 답변이다.

* 덩어리를 묶을 땐 가장 먼저 MECE를 기억하라

MECE - Mutually Exclusive Collectively Exhaustive '미씨' 라고 읽는다.

항목들이 상호 배타적이면서 모였을 때는 완전히 전체를 이루는 것을 의미한다.

즉, '겹치지 않으면서 빠짐없이 나눈 것'이라 할 수 있다.

덩어리를 묶으면 많은 문제가 단순해집니다.

덩어리를 묶을 때 미씨 MECE를 꼭 기억하세요.

각 항목끼리는 독립적이어야 하고 (Mutually Exclusive)

항목을 합치면 전체가 되어야 합니다. (Collectively Exhaustive)

외부의 힘이 없는 한 그저 가만히 있고 싶어 합니다.

기획서를 통해 상대방을 설득해서 움직이려면 단순하고 게으른 뇌를 흔들 만큼

매력적인 힘이 존재해야 합니다.

머리에 꽂히는 강렬한 컨셉처럼 말이에요.

일상의 업무를 펼치고, 쪼개고, 새로 네이밍한 후, 재구성해 봅시다.

그리고 대상, 공간, 프로세스, 목적 등을 살짝 비틀면 새로운 사업계획이 됩니다.

원래 완벽히 새로운 기획이란 존재하지 않으니까요.

현재 어디에 있는지 알지 못하면 불안한 마음에 자꾸 업무를 추가합니다.

자신의 상황판을 만들어서 주기적으로 좌표를 해석하는 습관을 지니세요.

좁쌀 서 말보다 호박 한 개가 낫습니다.

호박 한 개에 해당하는 자신의 브랜드 사업을 기획해야 합니다.

이력서에 적을 만한 굵직한 기억이어야 비로소 커리어가 됩니다.

무엇을 쓰든 짧게 써라.

그러면 읽힐 것이다.

명료하게 써라.

그러면 이해될 것이다.

그림 같이 써라.

그러면 기억 속에 머물 것이다.

- 조지프 퓰리처

* 3대 비즈니스 글쓰기

　1) 정보 전달 (현황 보고서) - 현재 상태를 보고함

　2) 설득 (기획서, 제안서) - 미래의 행동을 바꿈

　3) 메시지 전달 (연설문, 강연, 홍보자료) - 감동과 동조를 이끌어 냄

첫 번째, '정보를 전달하는 목적의 글쓰기'는 가장 쉽고 일반적으로 많이 쓰는 형태입니다.

대부분의 현황 보고서가 여기에 해당합니다.

두 번째, '설득을 위한 글쓰기'는 기획서, 제안서, 계획서 등을 의미합니다.

첫 번째 글쓰기가 '현재의 상태'에 초점을 맞추고 있다면,

설득하는 글쓰기는 '미래의 행동'에 초점을 맞추고 있습니다.

따라서 문제점을 발견하는 분석력과 뻔하지 않은 해결책을 제시하는 감각이 중요하죠.

마지막으로 '메시지 전달을 목적으로 하는 글쓰기'는

연설문, 보도(홍보자료), 강연문 등에 해당합니다.

대상으로 하는 글이므로 핵심 키워드를 잘 뽑고,

그것을 스토리로 자연스럽게 녹여내는 능력이 중요합니다.

똑같은 주제라도 상대방에 따라 글의 논점이 달라져야 합니다.

직장의 글쓰기는 명확한 대상이 있습니다.

그리고 많은 경우 그 대상은 우리에게 일을 시킨 그 사람이 아닙니다.

진짜 최종고객을 찾으세요.

결국, 우리의 글은 그 최종고객이 만족할 때까지 수정을 반복할 테니까요.

작성자의 설명을 들어야만 비로소 이해되는 보고서는

너무 복잡하게 썼다는 말과 다름없습니다.

한 줄 요약은 친절한 이정표입니다.

전체 요약박스와 소제목별 요약 한 줄은

아무리 심오한 보고서라도 직관적으로 이해할 수 있게 합니다.

* 설득을 위한 글쓰기의 논리 흐름 - 1 페이지 조감도

1) WHY : 당신 (회사)에게 중요한 일을 발견했어요.

2) WHAT : 당신의 문제를 해결할 방법 (전략, 계획, 상품 등)을 찾았습니다.

3) HOW : 구체적 실행은 이렇게 해보려고 합니다.

4) EXPECTATION : 당신의 문제 (니즈)를 해결하고, 지금보다 더 좋아질 거라고 확신해요.

콘텐츠는 탄탄한 기획과 좋은 사례가 완성도를 좌우하지만,

디자인은 색감 배치와 아이콘, 폰트가 중요합니다.

많은 직장인이 pixabay, flaticon, unsplash 같은 무료 사진 사이트나 shutterstock 같은

유료 사이트를 활용하실 겁니다. 일러스트 아이콘이나 사진 자료는 이런 곳을 활용하면 됩니다.

당연한 말이지만 한글로 검색하는 경우보다 영어로 검색할 경우에 10배 이상 많은 결과물을

보실 수 있습니다.

색채의 사용과 영역 배치는 구글에서 'Brochure template' 같은 키워드로 검색한 후

마음에 드는 디자인을 골라보세요.

기-승-전-결을 모두 갖춰 이야기하면 상대방은 '승' 때부터 이미 딴 생각을 합니다.

그래서 결론 전의 얘기는 모두 잊어버립니다.

첫째도, 둘째도, 셋째도 두괄식입니다.

두괄식으로 시작해서 30초 안에 하고 싶은 얘기를 모두 끝내야 합니다.

추상적이고 모호한 표현은 소통을 복잡하게 만드는 주범입니다.

커뮤니케이션에서 숫자를 사용하면 메시지를 단순하고 명확하게 전달할 수 있습니다.

숫자 1은 누구에게나 1이기 때문입니다.

아무리 설득해도 벽창호 같은 대답이 돌아온다면

설득의 대상이 잘못된 겁니다.

당신이 설득해야 하는 최종 대상을 찾으세요.

그 사람을 움직을 수 있는 제안을 해야 눈앞에 있는 상대를 설득할 수 있습니다.

못된 성깔을 고칠 수야 없겠지만,

못된 말을 뱉는 순간 최대한 불편한 상황이 펼쳐지게 해주세요.

막말은 자기도 모르게 나오는 게 아닙니다.

상대의 반응을 보면서 교활하게 계산해서 뱉는 겁니다.

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* 이 리뷰는 Yes24 리뷰어클럽 서평단 자격으로 작성한 리뷰입니다.