아무리 내공이 많이 쌓인 직장인이라도 항상 어렵게 느껴지는 것이 바로 보고서 작성인것 같아요. 저는 대학생 때 몇페이지짜리 소논문 쓰는것도 한참 걸렸었는데, 보고서를 작성하려니 정말 막막하더라구요. 이 책의 저자는 대기업에서의 직장생활을 거쳐 비즈니스 교육 전문가이자 컨설턴트로 제 2의 인생을 시작한 이후, 다수의 기업과 연구소, 대학교 등에서 활발한 강연 활동을 해왔다고 해요. 저자의 말에 따르면 실제로 대기업의 임원들도 직원들의 보고서 작성의 기본기가 부족해 골머리를 앓고 있다고 합니다. 그만큼 보고서 작성이 어렵다는 증거겠죠. 그는 일 잘하는 사람들의 공통점을 논리력과 팩트 중심 사고에서 찾았고, 이 능력을 발휘해 최고의 비즈니스 리더가 되도록 돕기 위해 이 책을 펴냈다고 하네요.

핵심요소를 파악하기 위해서 가장 먼저 해야할 것은 목적을 명확히 하는 것입니다. 그리고 내가 전달하고자 하는 내용이 아닌, 상사가 듣고 싶어하는 내용으로 보고서를 채워야 합니다. 상사의 의도나 지시사항과 관련이 없는 내용이라면 나의 노력이 아깝더라도 과감히 버리는 용기가 필요하다는 것입니다. 보고서의 목적을 실행한 뒤의 아웃풋을 염두에 두어야 하는것도 중요합니다. 여기서 말하는 아웃풋이란 일의 목표를 뜻하는데, 목표에는 기간과 수준이 반드시 들어가야 합니다. 이를테면 '집을 사고 싶다'는 막연한 희망사항이지만 '언제까지 얼마짜리의 몇평의 집을 사겠다'는 목표가 되는 것이지요. 또한 보고서 작성 중 몰랐던 사실을 발견했다면 즉시 상사에게 보고하거나 팀원들과 토론해야 하고,주장을 하려면 확실한 근거를 확보해야 한다고 조언합니다. '그건 네 생각이고' 소리를 듣지 않으려면 말이죠. 마지막으로 완벽한 메세지를 전달하기 위해서는 What, Why, How가 포함되어야 합니다. 이부분은 뒤에서 자세히 다루고 있습니다.

2부에서는 비즈니스에서의 로직에 대해 좀 더 심도있게 설명합니다. 저자는 맥킨지사 최고의 여성 컨설턴트인 바바라 민토의 피라미드원칙에 기반해 로직을 설명합니다. 로직은 한마디로 순서라고 할 수 있는데요. 상사들이 제일 알고 싶어하는 순서에 따라 보고서를 작성해야 합니다. 바로 결론 - 논리적인 구성 - 근거 증명 순서로 말이지요. 일반적인 순서인 서론- 본론-결론 또는 기-승-전-결의 순서대로 작성해 왔는데 생각해보니 상사의 입장에서는 이해도 느리고 지루했을것 같아요. 이밖에도 저자는 논리적인 구성을 위한 다양한 원칙과 구조를 모형으로로 보여주며 설명을 돕습니다. 피라미드 구조 외에도 바바라민토가 다루지 않았던 한장으로 요약하는 기술에 대해서도 상세히 다루고 있습니다.

마지막 3부는 로지컬 하게 작성하는 기본 원칙에 대한 내용입니다. 상사가 제목만 보고도 어떤 내용인지 이해할 수 있도록 하려면 제목에 '목적'과 '일의범위'가 반드시 들어가야 한다는군요. 그 다음 페이지인 목차에서도 중복과 누락이 없는지 확인한 뒤에 본문을 작성해야 합니다. 본문은 한페이지에 한메세지만, 그리고 '헤드메시지와 수직적 논리' 이 두가지 원칙을 바탕으로 작성합니다. 상사가 이해하기 쉽도록 정보의 양을 한페이지 단위로 자르는 것입니다. 앞서 언급했듯이 페이지의 상단에 결론부터 적는것이 바로 헤드메세지입니다. 헤드메세지가 What이라면 그 아래에 Why에 해당하는 근거와 How에 해당하는 방법을 기술합니다. 이 원칙과 함께 실무자가 보고서를 작성해야할 때 꼭 필요한 원칙 9가지를 제시하고 있습니다. 이 원칙대로만 글을 작성한다면, 보고서가 간단하고 명료해져서 상사를 쉽게 이해시킬 수 있을 것입니다.

저자는 도쿄 출장 중 우연히 발견한 바바라 민토의 책을 읽고서 많은 영향을 받았다고 합니다. 피라미드 구조가 몸에 붙을때까지 연습에 연습을 반복하니 강력한 피라미드식 사고를 장착하게 되었고, 그 후부터 인생의 꽃봉오리가 활짝 피었다고 해요. 저자는 '남의 성공하도록 돕는것이 자신의 존재 목적이라고 밝힙니다. 정말 멋있지 않나요? 저도 이 책에 나온 보고서 작성법을 실무에 꾸준히 적용해서 저자의 바람대로 논리력을 갖춘 실무자가 되어야겠습니다.