직장인이라면 회의에 대해 회의를 많이 느끼지 않을까? 

평균적으로 직장인들이 회의에 쓰는 시간이 3만 시간이라고 한다. 횟수로 환산하면 8년이라고 한다. 8년이라는 값진 시간을 지루하게, 무의미하게 쓴다면 얼마나 시간 낭비일까? 일방적으로 지시하는 회의, 단순한 내용임에도 줄줄 읽어가는 회의, 연장자 또는 직급자 우선으로 진행되는 권위주의적인 회의는 90년대생을 비롯하여 모든 직장인들이 힘들어 하는 회의의 전형적인 모습이다.

『세상에서 가장 쉬운 회의 퍼실리테이션 』은 일본 직장 회의 문화를 다루고 있다. 성과를 내야 하고, 소비자의 민원을 즉각 해결해야 하는 기업에서는 회의의 빈도가 잦을 수 밖에 없다. 신입사원이 느끼는 회의는 어느 곳에서나 비슷한가 보다. 회의는 딴짓 해야 하는 시간이다, 졸음을 참아야 하는 시간이다, 인내하며 버터야 하는 시간이다라고 생각하니.

그렇다면 '회의'를 혁신할 수 있는 방법에는 어떤 것이 있을까?

회의의 목적을 알고 목표를 달성하기 위해 촉진하고 쉽게 하는 기술이 필요하다. 퍼실리테이션이 필요한 이유다. 다양한 퍼실리테이션 기법이 소개되고 있지만 본서에는 책 제목처럼 세상에서 가장 쉬운 기술을 소개하고 있다.

회의는 끝나는 타이밍에 '정해진 안건'과 '해야 할 일'이 명확하게 드러나야 한다. 흐지부지해서는 안 된다는 말이다. 회의의 기본이 지켜지지 않으면 구성원 모두가 시간을 낭비하게 되는 셈이다. 상급자라도 자신의 의견을 밀어붙이는 행위는 금물이다. 회의를 통해 정해진 안건을 구성원들이 모두 공유해야 되고, 구성원들이 해야 할 일이 확실하게 전달되어야 한다. 회의에 참석했다고 해서 구성원 모두가 내용을 모두 인지한 것은 아니다. 모두 그런 경험이 있었을 것이다. 퍼실리테이터는 회의 결과를 일목요연하게 정리하여 알려 주어야 한다. 직접 써도 된다.

회의가 길어지는 것에 대한 제한 장치가 필요하다. 회의 시작 전 '회의 종료 조건'에 대해 합의가 이루어진다면 마라톤 회의는 줄일 수 있다. 회의가 종료되는 조건이 정해지면 구성원들은 종료 조건에 맞춰 협의를 모을 것이다. 퍼실리테이션 중 또 한 가지 놓쳐서는 안 될 기술은 '시간 배분'이다. 10명이 모인 회의라고 치자. 회의 시간이 1시간이라고 한다면 실제적으로 소비된 회의 시간은 11시간이다. 그렇다면 회의하면서 쓸모 없는 시간을 최대한 줄여가야 한다.

회의를 사전에 준비할 때 4P를 생각하라고 한다.

회의에서 무엇을 달성하고 싶은지에 대한 명확한 목적(P)을 세워 두어야 한다. 회의 진행 과정(P)도 촘촘히 설계해야 한다. 참석할 사람들(P)이 누구인지, 참가자의 상태와 참가자의 의문불만을 사전 조사해야 한다. 끝으로 회의실은 확보되어 있는지, 프로젝터는 필요한지에 대한 장비(Property)를 준비해 놓아야 한다.

퍼실리테이터라고 해서 완벽한 필요는 없지만, 원활한 회의 진행을 위해 촘촘한 전략과 계획은 필수다!